こんにちは、石井道明です！
基本的に貿易ビジネス（輸入・輸出）をする際のやり取りは英語ですよね。国内のビジネスでない限り日本語でのやり取りはほとんどないですし、世界中の人がビジネスを行うために世界共通語とされる英語を利用しているので、英語は必要不可欠です。
しかし難しく考える必要はありません。コツとポイントを押さえておけばスムーズにやり取りが行えるようになりますよ。今回は英語でのメールのやりとりについてお話します。
英語でメール やり取りをする際のコツ
世界中の人が英語を使っているとは言うものの、英語圏でない人々の多くはビジネスに必要だから使っているだけなので全員がネイティブとは限りません。また、現時点で英語がわからなくても、今は翻訳サイトの精度も良いためメールくらいなら十分にやり取りすることができます。日本に限らず、英語を母国語にしていない国もありますし、同じように英語でメールのやり取りをするのに抵抗がある人・苦戦している人もいます。
そこで一番重要なのは「短文で簡単」な内容にすることです。
短い文であれば相手もわかりやすく、翻訳機能を使えば十分伝えることができます。「ビジネスだから」と難しく考えて、英語が得意ではないのにビジネス用語を長々と書いた挙げ句、翻訳機能で変換することによって訳の分からない文章が出来上がり、読んでも何が言いたいのかわからないような内容では本末転倒です。
英語メールのポイント
相手とコミュニケーションを取るためには、いかにわかりやすい内容と言葉を選ぶことができるかが重要です。スムーズにやり取りをするために上記のコツに併せて下記の２点についても心がけるようにしましょう。
正確な内容を伝える
納期や数については特に正確に伝えるように気をつけましょう。箇条書きになってもわかりやすいのであればそれでも問題ありません。
あいまいな言い方や表現は相手に不快感を与えてしまいます。
シンプルな英語を使ってメールの文章を作成するようにしましょう。
後々トラブルにならないように疑問があればその都度調べる癖をつけるようにすると良いです。
わかりやすい英語を使ってメールを作る
輸入ビジネスでメールを打つときは、わざわざ難しい英語を使わずに簡単な英語を使うようにしましょう。相手に伝えることが一番の目的なので、カッコつけずに中学生で習うレベルの単語で良いので読み返した時に自分でも理解できるような内容になっているか確認してみてください。
英語メール 例文
輸入ビジネスを始めるためには仕入先の確保が必要になりますよね。
メールを送る際には「自己紹介」「メールをした目的」が書いてあれば十分です。
「英語」
Dear Sir,
My name is ○○ from Tokyo, Japan.
I sell ○○.
I have a favor to ask you.
I’ m interested in your products to sell in Japan and would appreciate your sending me a price quotation for them.
Best regards,
○○（名前）
「日本語」
ご担当者様へ
日本の東京の〇〇と申します。
〇〇を販売しています。
お願いがあります。
あなたの商品を日本で販売することに興味があるので、これらの商品の見積もりをいただけますか。
よろしくお願いします。
〇〇（名前）
だらだらと長く書く必要はありません。要件を伝えて輸入したい商品があれば画像を添付し、簡単な単語で文章を作っていきましょう。
英語でメールのやり取り 注意するポイント
やり取りをしていてこちら側でミスをしてしまった際には謝らなければならない状況になることも予想できますよね。
しかし日本人の、英語で謝る「ごめんなさい」＝「I’m sorry.」という言葉を思い浮かべるかと思いますが、ビジネス上でI’m sorry.はNGです。
もちろん誤っていることには変わりないのですが、ネイティブの人からするととても軽く謝罪されている印象になるのです。
日本語だと「ごめんなさいね」程度にとらわれてしまうので、あまり深刻でない状況の際に使うのがI’m sorry.です。
しっかりと謝罪をするのであれば、
「I’m sorry for(about)～.」
という形を使うように心がけてみて下さい。
I’m sorry for my mistake.（ミスをして申し訳ございません。）
I’m sorry about my late response.（返信が遅くなり申し訳ございません。）
このように少し付け足すだけで良いのです。それでも状況的に最も深刻なのであれば「soory」の部分を変えて、「apologize」「regret」を用いることでより一層丁寧な謝罪になります。
我々日本人の文化でもある、すぐに「すみません」と謝罪する文化は海外ではほとんどありません。安易にsorryを使わないようにしましょう。
まとめ
輸入ビジネスで利用する英語でのメールはとにかくシンプルに伝えることが大切です。もし心配であればあらかじめ「英語があまり得意ではない」とダイレクトに伝えてしまいましょう。考慮して分かりやすい言葉を選んでくれることもあります。
かと言っても、そこまで心配する必要はありません。翻訳サイトを使えば大抵の言葉は正しく翻訳されますので、あとはそれをなるべくシンプルに文章にするだけです。
最初は慣れずに不安になることもあるかもしれませんが、慣れればなんてことはありませんので、気軽に英語を使ったメールでのやり取りに挑戦してみましょう。
